Vážená paní/ Vážený pane,
vzhledem ke skutečnosti, že nám záleží na maximální ochraně Vašich osobních údajů zpracovávaných naší společností, dovolujeme si Vám poskytnout níže uvedené informace o podmínkách zpracování osobních údajů a o Vašich právech s tím spojených, jakož i o přijatých opatřeních k zajištění ochrany a bezpečnosti zpracování Vašich osobních údajů.
Identifikační údaje správce
Společnost UMD Network, a.s., se sídlem Krátkého 250/4, IČO: 04 874 820, zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. B 21420
Kontaktní údaje pověřence
Ing. Juraj Lanc, 0908865401, juraj.lanc@universal.sk
Účel zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje dotyčných osob za účelem:
• vykonávání finančního zprostředkování ve smyslu Zákona o finančním zprostředkování, včetně identifikace klienta, ověřování této identifikace;
• plnění smluvního vztahu, ve kterém vystupuje dotyčná osoba jako jedna ze smluvních stran, resp. kde je dotyčná osoba osobou konající jménem smluvní strany nebo aby se na základě žádosti dotyčné osoby vykonali opatření před uzavřením smlouvy;
• výkonu marketinkové činnosti ze strany správce, včetně organizování marketinkových kampaní a soutěží, evidence soutěžících a zveřejnění výherců;
• plnění povinností stanovených zvláštními předpisy (např. Zákon o finančním zprostředkovaní, Zákon o ochraně před legalizací, zákon č. 395/2002 Z. z. o archivech a registracích apod.);
• používání služeb spojených se správou a služeb spojených a zobrazením osobních a finančních informací klienta, příp. dalších klientem dobrovolně poskytnutých informací na portále inŠanon, které správce poskytuje elektronicky prostřednictvím webového portálu inŠanon, a také prostřednictvím mobilní aplikace, který je přístupný pro klienta na internetové adrese „insanon.cz“ resp. „insanon.universal.cz“.
Právní základ zpracování osobních údajů
• vykonávání finančního zprostředkování ve smyslu Zákona o finančním zprostředkování, včetně identifikace klienta, ověřování této identifikace;- čl. 6 ods. 1 písm. c) Nařízení (§ 31 ods. 1 písm. a) Zákona o finančním zprostředkovaní);
• plnění smluvního vztahu, ve kterém vystupuje dotyčná osoba jako jedna ze smluvních stran, resp. kde je dotyčná osoba osobou konající jménem smluvní strany nebo aby se na základě žádosti dotyčné osoby vykonali opatření před uzavřením smlouvy;- čl. 6 ods. 1 písm. b) Nařízení;
• výkonu marketinkové činnosti ze strany správce, včetně organizování marketinkových kampaní a soutěží, evidence soutěžících a zveřejnění výherců – čl. 6 ods. 1 písm. a) Nařízení;
• plnění povinností stanovených zvláštními předpisy (např. Zákon o finančním zprostředkovaní, Zákon o ochraně před legalizací, zákon č. 395/2002 Z. z. o archivech a registracích apod.) – čl. 6 ods. 1 písm. c) Nařízení;
• používání služeb spojených se správou a služeb spojených a zobrazením osobních a finančních informací klienta, příp. dalších klientem dobrovolně poskytnutých informací na portále inŠanon, které správce poskytuje elektronicky prostřednictvím webového portálu inŠanon, a také prostřednictvím mobilní aplikace, který je přístupný pro klienta na internetové adrese „insanon.cz“ resp. „insanon.universal.cz“.
čl. 6 ods. 1 písm. a) Nařízení.
Kategorie dotyčných osobních údajů
Titul, jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého nebo jiného pobytu, kontaktní telefonní číslo, faxové číslo a adresa elektronické pošty, státní příslušnost, druh a číslo dokladu totožnosti, adresa místa podnikání, pokud jde o fyzickou osobu, která podniká, předmět podnikání a označení úředního registru nebo jiné úřední evidence, údaje týkající se závazků mezi smluvní stranou a správcem, údaje o plnění závazků smluvní strany vůči správci, údaje o zaměstnavateli, pracovním poměru, jiném pracovněprávním vztahu, služebním poměru, zaměstnání ve státním sektoru, o dosaženém vzdělání.
Příjemci, kategorie příjemců, kterým budou osobní údaje přístupné
Správce neposkytuje osobní údaje dotyčných osob třetím stranám kromě případů, kdy povinnost poskytnout osobní údaje ukládá správci všeobecně závazný právní předpis nebo pokud je poskytnutí osobních údajů dohodnuto mezi správce a dotyčnou osobou.
Správce poskytuje a zpřístupňuje osobní údaje zejména:
– České národní bance,
– orgánům činným v trestním konaní,
– Národní kriminální agentuře Prezídia Policejního sboru,
– Úřadu na ochranu osobních údajů České republiky,
– subjektům, se kterými má správce uzavřené smlouvy o spolupráci v souvislosti s výkonem finančního zprostředkování ve smyslu Zákona o finančním zprostředkování (zejména banky, pojišťovny, zajišťovny, spořitelny, leasingové společnosti, investiční společnosti, obchodníci s cennými papíry doplňkové důchodové společnosti, důchodové správcovské společnosti apod.),
– subjektům, se kterými má správce uzavřené smlouvy o spolupráci v souvislosti s poradenskými činnostmi, s právními službami, s výkonem dodavatelských činností ve vztahu k informačnímu systému apod.
Správce poskytnuté osobní údaje nezveřejňuje, kromě zvláštních případů, např. v případě marketinkových kampaní a soutěží. V případě marketinkových kampaní a soutěží jsou osobní údaje (a to jméno a příjmení), na základě předem uděleného souhlasu dotyčných osob zveřejněné přiměřeným způsobem v hromadných oznamovacích prostředcích a na internetové stránce.
Třetí země, kterým správce zamýšlí poskytnout osobní údaje
Správce nezamýšlí poskytnout osobní údaje do třetích zemí nebo mezinárodním organizacím.
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje se uchovávají na určitou dobu do splnění účelu, na které byly osobní údaje poskytnuty a následně se v souladu s příslušnými právními předpisy archivují:
• dokumenty týkající se finančního zprostředkování ve smyslu Zákona o finančním zprostředkování po dobu nejméně 10 let od začátku platnosti smlouvy o poskytnutí finanční služby;
• výkon marketinkové činnosti – po dobu, na kterou dotyčná osoba udělila souhlas, příp. po kratší dobu do odvolání souhlasu. Pokud není daný souhlas na konkrétní dobu, osobní údaje se zpracovávají, dokud neskončí účel, v souvislosti se kterým souhlas dotyčná osoba poskytla;
• používání služeb inŠanon – po dobu, na kterou dotyčná osoba udělila souhlas, příp. po kratší dobu do odvolání souhlasu. Pokud není daný souhlas na konkrétní dobu, osobní údaje se zpracovávají, dokud neskončí účel, v souvislosti se kterým souhlas dotyčná osoba poskytla;
• vymáhání pohledávek/soudní spory – po dobu 10 let.
Práva dotyčné osoby
Dotyčná osoba má právo:
• požadovat od správce přístup ke svým osobním údajům podle čl. 15 Nařízení: Dotyčná osoba má právo získat od správce potvrzení o tom, zda se zpracovávají osobní údaje, které se týkají;
• právo na opravu osobních údajů podle čl. 16 Nařízení: Dotyčná osoba má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nesprávné osobní údaje, které se jí týkají. S ohledem na účely zpracování má dotyčná osoba právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i prostřednictvím poskytnutí doplňkového vyhlášení;
• právo na vymazání osobních údajů podle čl. 17 Nařízení: Dotyčná osoba má právo docílit u správce bez zbytečného odkladu vymazání osobních údajů, které se jí týkají, a správce je povinný bez zbytečného odkladu vymazat osobní údaje, za předpokladu, že:
a) osobni údaje už nejsou potřebné na účely, na které se získávaly nebo jinak zpracovávaly
b) dotyčná osoba odvolá souhlas, na základě kterého se zpracování vykonává a pokud neexistuje jiný právní základ pro zpracování
c) dotyčná osoba má námitky vůči zpracování podle článku 21 ods. 1 Nařízení a nepřevažují žádné oprávněné důvody na zpracování nebo dotyčná osoba má námitky vůči zpracování podle článku 21 ods. 2 Nařízení,
d) osobní údaje se zpracovávaly nezákonně
e) je důvodem pro výmaz splnění povinnosti zákona, zvláštního předpisu nebo mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázaná,
f) osobní údaje se získávali v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti osobě mladší 16 let.
Dotyčná osoba nebude mít právo na výmaz osobních údajů za předpokladu, že jejich zpracování je potřebné:
a) na uplatnění práva na svobodu projevu a na informace,
b) na splnění povinnosti podle zákona, zvláštního předpisu nebo mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázaná, nebo při splnění úkolu realizovaném ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci svěřené správci,
c) z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví,
d) na účely archivace ve veřejném zájmu, na účely vědeckého nebo historického výzkumu nebo pro statistické účely pokud je pravděpodobné, že právo na výmaz znemožní nebo závažným způsobem ztíží dosáhnutí cíle takového zpracování, anebo
e) na prokazování, uplatňování nebo obhajování právních nároků.
Správce vykoná výmaz osobních údajů dotyčných osob na základě žádosti, a to bez zbytečného odkladu po tom, co vyhodnotí, že žádost dotyčné osoby je důvodná.
• právo na omezení zpracování osobních údajů podle čl. 18 Nařízení: Dotyčná osoba má právo na zpracování osobních údajů, pokud:
a) napadne správnost osobních údajů, a to během období umožňujícího správci ověřit správnost osobních údajů,
b) zpracování je protizákonné a dotyčná osoba má námitky proti vymazání osobních údajů a žádá místo toho omezení jejich použití,
c) správce už nepotřebuje osobní údaje na účely zpracování, ale potřebuje je dotyčná osoba na prokázání, uplatnění nebo obhájení právních nároků,
d) dotyčná osoba má námitky vůči zpracování osobních údajů na základě oprávněného nároku správce, a to až do ověření, či oprávněné důvody na straně správce převažují nad oprávněnými důvody dotyčného.
Jestliže se zpracování omezilo, takové osobní údaje se s výjimkou uchovávání zpracovávají jen se souhlasem dotyčné osoby nebo prokázání, uplatnění nebo obhájení právních nároků nebo na ochranu práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo členského státu. Dotyčnou osobu, která dosáhla omezení zpracování, správce informuje před tím, než bude omezení zpracování zrušené.
• právo námitky proti zpracování osobních údajů podle čl. 21 Nařízení: Dotyčná osoba má právo kdykoli podat námitku z důvodu týkající se její konkrétní situace proti zpracovávání osobních údajů, které se jí týká, které je vykonávané na základě:
– právního základu plnění úloh realizovaných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, nebo z právního titulu oprávněného zájmu správce,
– zpracování osobních údajů na účely přímého marketinku, včetně profilování v rozsahu, v jakém souvisí s takovýmto přímým marketinkem,
– zpracování na účely vědeckého či historického výzkumu nebo pro statistické účely, s výjimkou případů, kdy je zpracování nevyhnutné pro splnění úkolů z důvodu veřejného zájmu.
• právo odmítnout profilování podle čl. 22 Nařízení: Dotyčná osoba má právo odmítnout, aby jej osobní údaje byly předmětem automatizovaného rozhodování, včetně profilování.
• právo na přenosnost osobních údajů podle čl. 20 Nařízení: Dotyčná osoba má právo na přenosnost osobních údajů, což znamená získání osobních údajů, které poskytla správci, přičemž má právo přenést tyto údaje dalšímu správci v běžně použivatelném strojově čitelném formátu za předpokladu, že osobní údaje byly získané na základě souhlasu dotyčné osoby nebo na základě smlouvy a jejich zpracování probíhá formou automatizovaných prostředků.
• právo podat návrh na zahájení řízení o ochraně osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7 podle § 100 zákona č. 18/2018 Z. z. o ochraně osobních údajů a o změně a doplnění některých zákonů (dále len „Zákon o ochraně osobních údajů“), pokud se domnívá, že byly porušená jeho práva v oblasti ochrany osobních údajů,
• v případě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů, dotyčná osoba má právo kdykoli svůj souhlas písemně odvolat do sídla společnosti UMD nebo elektronicky na centrala@umd.cz
Zásady zpracování osobních údajů
Při zpracování osobních údajů dodržuje správce tyto zásady zpracování osobních údajů:
a) zásada zákonnosti
Osobní údaje jsou zpracovávané zákonným způsobem spravedlivě a transparentně.
b) zásada omezení účelu
Osobní údaje jsou získané jen na konkrétně určený, výslovně uvedený a legitimní účel. Dále takto získané osobní údaje na jiný účel, který není slučitelný s původním účelem, nezpracovává.
c) zásada minimalizace údajů
Zpracovány jsou jen ty osobní údaje, které svým rozsahem a obsahem odpovídají účelu jejich zpracování a jsou nevyhnutelné na jeho dosažení.
d) zásada správnosti
Zpracovány jsou jen správné a aktuální osobní údaje. Pokud se zjistí, že osobní údaje nejsou správné, správce přijme všechny dostupné opatření na jejich opravu nebo vymazání.
e) zásada minimalizace uchovávání
Osobní údaje jsou zpracovávány jen po dobu, která je nevyhnutelná na dosažení stanoveného účelu. Po dosažení účelu jsou osobní údaje zlikvidované, s výjimkou případů, kdy je správce povinný tyto údaje uchovávat v souladu s právními předpisy.
f) zásada integrity a důvěrnosti
Správce zabezpečuje ochranu osobních údajů, které zpracovává. Za tímto účelem přijal přiměřené technické, personální a organizační opatření.
g) zásada zodpovědnosti
Správce je zodpovědný za zpracování osobních údajů v souladu s Nařízením, Zákonem o ochraně osobních údajů a jiných relevantních právních předpisů. Správce je povinný tento soulad prokázat.
Poskytnutí osobních údajů dotknutou osobou
Správce může zpracovávat osobní údaje jen na základě přímo vykonatelného právně závazného aktu Evropské unie, mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázaná, ustanovení Zákona o osobních údajích nebo zvláštního zákona, nebo na základě souhlasu dotyčné osoby.
Dotyčná osoba je povinná poskytnou správci všechny požadované osobní údaje a informace, které stanovují všeobecně závazné právní předpisy. Mezi právní předpisy, které stanovují povinnost dotyčné osoby poskytnout osobní údaje, a které upravují zpracování osobních údajů, patří zejména:
– Zákon 38/2004 Sb o pojišťovacích zprostředkovatelích,
– Zákon o ochraně před legalizací
– Nařízení,
– Zákon o ochraně osobních údajů,
– zákon č. 395/2002 Z. z. o archivech a registraturách
Ustanovení ostatních právních předpisů upravujících povinnost dotyčné osoby poskytnout správci osobní údaje tímto nejsou dotčené.
Správce zpracovává osobní údaje bez souhlasu dotyčné osoby, i pokud:
• zpracování je nevyhnutné k plnění smlouvy, které smluvní stranou je dotyčná osoba nebo aby se na základě dotyčné osoby vykonali opatření před uzavřením smlouvy.
• zpracování je nevyhnutné, aby se ochránili životně důležité zájmy dotyčné osoby nebo jiné fyzické osoby,
• zpracování je nevyhnutné na splnění úkolu realizovaném ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci svěřené správci,
• zpracování je nevyhnutné na účely oprávněných zájmů, které sleduje správce nebo třetí strana, s výjimkou případů, kdy nad takovými zájmy převažují zájmy nebo základní práva a svobody dotyčné osoby, které si vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je dotyčnou osobou dítě.
Pokud se na zpracování osobních údajů neuplatňuje výše uvedený právní základ zpracování osobních údajů, správce je oprávněný zpracovávat osobní údaje jen se souhlasem dotyčné osoby. Takto poskytnutý souhlas dotyčné osoby je dobrovolný, správce si nesmí souhlas dotyčné osoby vynucovat ani podmiňovat hrozbou odmítnutí smluvního vztahu, služby nebo výrobku.
Odmítnutí poskytnout osobní údaje, tak jak stanoví zákon, může mít za následek odmítnutí uzavření smluvního vztahu ze strany správce.
Existence automatizovaného rozhodování včetně profilování
Osobní údaje dotyčné osoby jsou zpracovávány v elektronické a písemné podobě.
Správce nezpracovává osobní údaje dotyčné osoby na základě automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování.
Právo dotyčné osoby podat žádost
1. Žádost je dotyčná osoba oprávněná podat v písemné nebo elektronické podobě.
2. Písemně podaná žádost musí byť doručená na adresu sídla UMD.
3. Žádost podaná elektronicky musí být doručená na mailovou adresu: centrala@umd.cz.
4. Společnost UMD je povinná poskytnout informace v písemné podobě nebo elektronické podobě, obvykle v takové formě, v jaké byla podaná žádost. Pokud o to dotyčná osoba požádá, může společnost UMD podat informace i ústně, v případě, že dotyčná osoba prokáže svou totožnost jiným způsobem.
5. Společnost UMD poskytuje součinnost dotyčné osobě při uplatnění jejích práv na přístup k osobním údajům, práva na opravu, vymazání a omezení zpracování osobních údajů, práva na přenosnost, práva podat námitku, aby se na ni nevztahovalo rozhodnutí, které je založené výlučně na automatizovaném zpracování osobních údajů (dále jen „práva dotyčné osoby“)
6. Společnost UMD je povinna poskytnout dotyčné osobě informace o opatřeních, která byla přijata na základě její žádosti při uplatňování práv dotyčné osoby, bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti. Uvedenou lhůtu může společnost UMD z důvodných případů s ohledem na komplexnost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Společnost UMD je povinná informovat o každém takovém prodloužení dotyčnou osobu do jednoho měsíce od doručení žádosti spolu s odůvodněním prodloužení lhůty. Pokud dotyčná osoba podala Žádost v elektronické podobě, společnost UMD poskytne informace v elektronické podobě, pokud dotyčná osoba nepožádala o poskytnutí informací jiným způsobem.
7. Pokud společnost UMD nepřijme opatření na základě žádosti dotyčné osoby, bezodkladně nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti, je povinna informovat dotyčnou osobu o důvodech nepřijetí a o možnosti podat návrh na zahájení řízení o ochraně osobních údajů na Úřadu na ochranu osobních údajů České republiky.
8. Informace, které je Společnost UMD povinna poskytovat dotyčné osobě v případě, že osobní údaje jsou získané od dotyčné osoby i v případě že nejsou získané od dotyčné osoby a oznámení a opatření přijaté v souvislosti s právy dotyčných osob a oznámení porušení ochrany osobních údajů dotyčné osobě se poskytují bezplatně.
Pokud je žádost dotyčné osoby zjevně neopodstatněná nebo nepřiměřená zejména při opakující se povaze, společnost UMD může:
a) požadovat přiměřený poplatek za administrativní náklady na poskytnutí informací nebo přiměřený poplatek za administrativní náklady na oznámení nebo přiměřený poplatek za administrativní náklady na uskutečnění požadovaného opatření nebo
b) odmítnout žádost řešit
9. Zjevnou neopodstatněnost žádosti nebo nepřiměřenost žádosti prokazuje společnost UMD.
10. Společnost UMD může požádat o poskytnutí dodatečných informací potřebných na potvrzení totožnosti dotyčné osoby, pokud má oprávněné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podala žádost v souvislosti s uplatněním jejích práv na přístup k osobním údajům, práva na opravu, vymazání a omezení zpracování osobních údajů, práva na přenosnost osobních údajů a práva podat námitku proti zpracování osobních údajů; ustanovení čl. 11 Nařízení tím není je dotknuté.
a) osobě, která je zastoupena na základě zplnomocnění, ověření jejích údajů v rozsahu údajů podle bodu 2. písm. d) 2.4. tohoto článku na základě dokumentů, údajů nebo informací získaných z předloženého zplnomocnění s ověřeným podpisem, úředního registru nebo jiné úřední evidence nebo jiného důvěryhodného a nezávislého zdroje ověřování identifikace fyzické osoby, která je oprávněná konat na základě plné moci v rozsahu údajů podle bodu 2. písm. a) v jejím dokladu totožnosti za její fyzické přítomnosti,
b) nezletilému, který nemá doklad totožnosti, ověření druhu a čísla dokladu totožnosti a podoby přítomného zákonného zástupce nezletilého s podobou v jeho dokladu totožnosti.